En finir avec la ressaisie entre vos outils

Un motif universel

Le motif est le même dans presque tous les métiers. Sur un chantier, les mesures prises sur le terrain sont ressaisies le soir dans un tableur de chiffrage c'est exactement le point de départ que nous avons traité pour un artisan en isolation thermique par l'extérieur, dont vous pouvez lire l'étude de cas en détail. Dans un cabinet comptable, les données d'une facture reçue par e-mail sont retapées à la main dans le logiciel de comptabilité, ligne par ligne. Dans un commerce, un mouvement de stock enregistré dans un outil de caisse est recopié dans un tableur de suivi, parce que les deux outils ne se parlent pas et n'ont jamais été pensés ensemble. À chaque fois, la même information existe déjà quelque part et quelqu'un, quelque part, la retape.

L'échelle des remèdes

Les remèdes s'échelonnent, du plus simple au plus lourd, et il faut choisir le bon niveau plutôt que le plus impressionnant. Le premier niveau consiste à connecter les outils que vous utilisez déjà, pour que l'information passe de l'un à l'autre automatiquement, sans intervention manuelle. Le deuxième consiste à extraire automatiquement les données de vos documents factures, bons de livraison, formulaires par lecture automatique, plutôt que de les retaper à la main. Le troisième, plus structurant, consiste à construire une source de vérité unique pour une donnée qui existe aujourd'hui en plusieurs versions divergentes, chacune tenue à jour par une personne différente, avec les écarts que cela suppose.

Questions fréquentes

Que coûte vraiment la ressaisie à une PME ?

Plus qu'il n'y paraît. Chaque ressaisie prend du temps, souvent en fin de journée, quand l'attention baisse et que les erreurs sont les plus fréquentes. Et entre le moment où l'information est créée et le moment où elle est ressaisie, elle vieillit : la décision prise dessus repose sur des données déjà dépassées.

Comment corriger la ressaisie entre plusieurs outils ?

Les remèdes s'échelonnent du plus simple au plus lourd : connecter les outils existants pour que l'information circule automatiquement, extraire les données de vos documents par lecture automatique, ou construire une source de vérité unique quand une donnée existe en plusieurs versions divergentes. Le bon niveau est celui qui correspond à votre volume, pas le plus impressionnant.

Faut-il toujours un projet d'intégration ?

Non. Parfois, la bonne réponse est un meilleur tableur, mieux structuré, avec moins de saisie manuelle et quelques formules bien placées. Un projet d'intégration mal dimensionné coûte plus cher à maintenir qu'il ne fait gagner de temps nous vous le disons avant de commencer plutôt qu'après.